海自艦船において作成される、その艦艇にかかわる行動などを記録する文書（航泊日誌）は、最後の記載をした日から1年間艦船内に備え置き、その後地方総監部で3年間保存するものとされている。しかし、旧テロ対策特措法に基づきインド洋に派遣されていた海自補給艦「とわだ」において、保存が必要な期間内であるにもかかわらず、帰国後にその一部が誤って廃棄された。
　この間の事務処理には次のような重要な問題点がある。
1)文書管理に関する日頃の上司の監督、指導が不十分であったこと
2)文書管理について適正な手続がなされていなかったこと
3)航泊日誌の保存が規則どおり適正に実施されていなかったこと